Agencja Rozwoju Mazowsza S.A.

Znak sprawy: ARM/19/11

Warszawa: Przetarg na organizację i obsługę spotkań informacyjno-promocyjnych w ramach realizacji projektu ITeraz Mazowsze II
Numer ogłoszenia: 248676 - 2011; data zamieszczenia: 18.08.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Agencja Rozwoju Mazowsza S.A. , ul. Smolna 12, 00-375 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 0-22 566 47 76, faks 0-22 843 83 31.

·         Adres strony internetowej zamawiającego: www.armsa.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Spółka kapitałowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przetarg na organizację i obsługę spotkań informacyjno-promocyjnych w ramach realizacji projektu ITeraz Mazowsze II.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa 5 spotkań informacyjno-promocyjnych realizowanych w ramach projektu ITeraz Mazowsze II. Szczegóły opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00-7.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 15.10.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

·         Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

·         III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

o    O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ocena spełnienia warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w Rozdziale 6 SIWZ - zgodnie z formułą: spełnia-nie spełnia.

·         III.3.2) Wiedza i doświadczenie

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

o    O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie, tj. o zamówienie mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej dwie usługi polegające na przygotowaniu, organizacji i obsłudze imprez, takich jak konferencje, seminaria przy czym wartość każdej usługi nie może być niższa niż 40 000 złotych brutto. Ocena spełnienia warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w Rozdziale 6 SIWZ - zgodnie z formułą: spełnia-nie spełnia.

·         III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

o    O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Ocena spełnienia warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w Rozdziale 6 SIWZ - zgodnie z formułą: spełnia-nie spełnia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

·         III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

·         wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

·         III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

·         oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

·         aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

·         III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

·         nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie do oferty dołączają pełnomocnictwo, o którym mowa w art. 23 ust. 2 Ustawy, które zawiera m.in.: nazwy i adresy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, nazwę i adres pełnomocnika, zakres pełnomocnictwa, datę udzielenia pełnomocnictwa oraz podpisy wykonawców - zgodnie z zasadami reprezentacji. Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie musi udokumentować, iż nie zachodzi żadna z przesłanek wykluczenia Wykonawcy. Warunki udziału w postępowaniu będą oceniane łącznie. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Na podstawie art. 144 Ustawy Zamawiający dopuszcza możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w następujących przypadkach: a) przedłużającej się procedury wyboru najkorzystniejszej oferty - dopuszcza się przesunięcie przewidywanego terminu konferencji o czas opóźnienia zawarcia umowy, b) złożenia odwołania - dopuszcza się przesunięcie przewidywanego terminu konferencji, c) ustawowej zmiany podatku VAT - dopuszcza się zmianę ceny stosownie do zmiany stawki VAT, d) zmianę postanowień umowy związanych z postępem Projektu, o ile zmiany te nie są niekorzystne dla Zamawiającego, każdorazowo adekwatnie do zmian wynikających z założeń Projektu, e) rozwiązania lub zmiany treści umowy o dofinansowanie Projektu - dopuszcza się wówczas wcześniejsze rozwiązanie umowy bądź też jej zmianę adekwatną do zmian w Projekcie.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.armsa.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Agencja Rozwoju Mazowsza S.A, ul. Smolna 12, 00-375 Warszawa,.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 26.08.2011 godzina 09:00, miejsce: Agencja Rozwoju Mazowsza S.A, ul. Smolna 12, 00-375 Warszawa, (sekretariat - 4 piętro)..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie

Załączniki do pobrania:
siwz_arm19.docx
zal.1_arm19.docx
zal.2_arm19.docx
zal.3-5_arm19.docx
zal.6_arm19.doc

Warszawa, 23.08.2011 r.

 

Znak sprawy: ARM/19/11

 

Do:

Zainteresowani wykonawcy

 

DOTYCZY: postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego na:        

  organizację i obsługę spotkań informacyjno-promocyjnych w ramach realizacji    

  projektu ITeraz Mazowsze II.

 

Wyjaśnienie  treści  SIWZ

Zamawiający informuje, iż w ww. postępowaniu wpłynęły do Zamawiającego wnioski o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zawierające niżej wymienione pytania, na które Zamawiający, po myśli art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zmianami) udzielił odpowiedzi zgodnie z niniejszym pismem:

 

1. W treści jest -"Dokładny wygląd materiałów promocyjnych Wykonawca winien uzgodnić z Zamawiającym oraz zastosować się do jego wskazówek w tym zakresie", rozumiem że po wygraniu przetargu. Nie jest sprecyzowane jakiego standardu mają być materiały promocyjne, np. jaki rozmiar notesu (A5, A4 czy inny, ile kartek) - do skosztorysowania powinny być podane parametry materiałów promocyjnych, aby nie było rozbieżności w kosztach wkalkulowanych do przetargu a wymaganych przez Zamawiającego już po przetargu.

     

ODPOWIEDŹ: Zamawiający informuje, że dokładny wygląd materiałów zostanie ustalony już po rozstrzygnięciu niniejszego postępowania. Standard materiałów promocyjnych nie został określony.   

 

2. teks z SIWZ "Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników maksymalnie o 20 osób" Jak mamy rozumieć zwiększenie ilości uczestników o 20 osób na każdej konferencji - czyli maksymalnie może być 100 osób! Sala jest wymagana na min. 80 osób - ale to oznacza, że sala 80 osobowa spełnia warunki. Kalkulacja w przetargu jest prowadzona dla 80 osób - sale w pięciu lokalizacjach dla min.80 osób, posiłki, gadżety - trzeba je zakupić i oznakować dla 400 osób, a nie 500 przy maksymalnym obłożeniu!

 

ODPOWIEDŹ: Zamawiający informuje, że maksymalnie na każdej konferencji może być 100 uczestników. Sala dla minimum 80 osób spełnia warunki Zamawiającego. Informacyjnie Zamawiający wyjaśnia, że kalkulację należy przeprowadzić zgodnie z postanowieniami SIWZ, które przewidują możliwość zwiększenia liczby uczestników.

 

3. co oznacza sformułowanie - "dodatki (co najmniej 2 do wyboru )" - czy to znaczy ziemniaki/ryż/makaron czy też przystawki przed obiadem czy może deser?

 

ODPOWIEDŹ: Zamawiający informuje, że dodatki winny być rozumiane jako dodatki do dania głównego jak frytki/ziemianki/ryż/makaron – z wyłączeniem sałatek/surówek czy deseru.

 

4. proszę o dokładne określenie, jakie jest wymagane ustawienie na sali konferencyjnej - szkolne ze stolami dla każdego uczestnika czy stoły tylko dla prelegentów i gości specjalnych, a większość uczestników w ustawieniu teatralnym?

 

ODPOWIEDŹ: Zamawiający informuje, że wymagane jest ustawienie teatralne.

 

5. Proszę o określenie czasu ekspozycji przerw kawowych?

 

ODPOWIEDŹ: Zamawiający informuje, że pierwsza przerwa kawowa winna zostać udostępniona uczestnikom przed formalnym rozpoczęciem danego spotkania, tzn. podczas rejestracji i zbierania się uczestników (ok. 30 min przed formalnym rozpoczęciem spotkania). Druga przerwa kawowa winna być udostępniona wraz z obiadem, tj. na zakończenie spotkania.

 

6. Proszę o wyjaśnienie czy przewidywany czas trwania spotkania, tj.: "nie więcej niż 5 godzin (ok. 4 godzin)" zawiera przerwy kawowe oraz konsumpcję obiadu czy jedynie określa czas wynajmuj udostępnienia Sali konferencyjnej?

ODPOWIEDŹ: Zamawiający informuje, że przewidywany czas spotkania, tj. nie więcej niż 5 godzin obejmuje zarówno samą konferencję jak i rejestrację i zbieranie się uczestników. Celem uniknięcia wątpliwości Zamawiający informuje, że sala konferencyjna winna być dostępna przez co najmniej 5 godzin.