Agencja Rozwoju Mazowsza S.A.

Sygnatura akt: COIE-PROEKSPORT/26/12


Nazwa i adres Zamawiającego:
Agencja Rozwoju Mazowsza S.A.
ul. Brechta 3
03-472 Warszawa
NIP: 521-337-46-90

Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem Zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji pięciu branżowych spotkań informacyjnych dotyczących rozwoju eksportu przeznaczonych dla przedstawicieli przedsiębiorstw z terenu województwa mazowieckiego.

Spotkania organizowane są w ramach realizacji projektu „Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów” współfinansowanego ze środków Poddziałania 6.2.1, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, na lata 2007-2013.

Celem spotkań jest przekazanie przedsiębiorcom informacji niezbędnej do planowania, organizowania i realizacji eksportu poza granicami Polski oraz możliwości wykorzystania dostępnych funduszy unijnych w tym zakresie.

Specyfikacja przedmiotu zamówienia:
I. Organizacja branżowych spotkań informacyjnych zgodnie z poniższymi założeniami:

1. Organizacja łącznie 5 branżowych spotkań informacyjnych.

2. Miejsce organizacji spotkań: Warszawa, siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego (UMWM), ul. Jagiellońska 26, sala szkoleniowa nieodpłatnie udostępniana przez UMWM.

3. Terminy spotkań:
- pierwsze, drugie i trzecie branżowe spotkanie informacyjne odbędą się pomiędzy
2 a 25 października 2012 r.,
- czwarte i piąte branżowe spotkanie informacyjne odbędą się pomiędzy
6 a 22 listopada 2012 r.,
przy czym dokładne terminy spotkań zostaną przez Wykonawcę ustalone ze wskazanym przez Zamawiającego przedstawicielem UMWM, z uwzględnieniem dostępności wskazanej sali.

4. Spotkania odbędą się w godzinach 10:00-14:00, w tym: 15 minutowa przerwa kawowa oraz 30 minutowa przerwa na poczęstunek w formie lunchu.

5. Wykonawca zapewni uczestnictwo minimum 15 przedstawicieli przedsiębiorstw z terenu województwa mazowieckiego (maksymalnie 2 przedstawicieli z jednego przedsiębiorstwa) na każdym z branżowych spotkań informacyjnych.

6. Wykonawca odpowiada za:
a) przygotowanie informacji o każdym ze spotkań oraz ich przesłanie na adres email: proeksport@armsa.pl do akceptacji Zamawiającego,
b) promocję każdego ze spotkań wśród przedstawicieli firm z danej branży,
c) przyjmowanie zgłoszeń uczestników na każde ze spotkań,
d) przygotowanie materiałów szkoleniowych w postaci wydrukowanych prezentacji prelegentów,
e) przygotowanie podziękowań dla każdego z prelegentów oraz uczestników oraz ich przesłanie w formie elektronicznej spotkania w terminie do 5 dni kalendarzowych po każdym ze spotkań.

7. W trakcie każdego z branżowych spotkań informacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia listy obecnych uczestników, zawierającej:
a) imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres e-mail,
b) fakt uczestnictwa w każdym branżowym spotkaniu informacyjnym musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście.

8. Niezwłocznie po zrealizowaniu każdego z branżowych spotkań informacyjnych Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu oryginału listy obecnych uczestników.

II. Organizacja merytoryczna branżowych spotkań informacyjnych zgodnie z poniższymi założeniami:
1. Opracowanie programu każdego ze spotkań z uwzględnieniem tematów i zagadnień zaproponowanych przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie ostateczną akceptację każdego z programów.
2. Proponowane tematy spotkań:
a) Usługi poligraficzne - eksport na rynek skandynawski.
b) Stolarka drzwiowa i okienna – eksport na rynki zachodnioeuropejskie i/lub afrykańskie.
c) Usługi IT (oprogramowanie) – najważniejsze trendy światowe.
d) Meble i wyposażenie wnętrz - eksport na rynki zachodnioeuropejskie.
e) Materiały i usługi budowlane - eksport na rynek niemiecki i rosyjski.
3. Zapewnienie podczas każdego ze spotkań co najmniej 3 godzin prelekcji merytorycznych.
4. Zapewnienie w każdym ze spotkań udziału minimum 4 prelegentów, którzy zaprezentują informacje na temat możliwości rozwoju eksportu przez mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa za granicą oraz tematy wskazane przez Zamawiającego. Prelegenci powinni posiadać udokumentowaną wiedzę, z minimum dwuletnim doświadczeniem
z zakresu tematycznego, który będzie omawiany na każdym ze spotkań. Zamawiający zastrzega sobie ostateczną akceptację każdego z zaproponowanych przez Wykonawcę prelegentów.
5. Zapewnienie moderatora na każdym ze spotkań.
6. Opracowanie krótkiej ankiety ewaluacyjnej skierowanej do przedsiębiorców, mającej na celu ustalenie oceny przydatności spotkania oraz zagadnień, które przedsiębiorcy chcieliby poruszyć podczas innych spotkań w danej tematyce.
7. Pisemne opracowanie raportu podsumowującego spotkanie, zawierające dokumentację fotograficzną oraz rekomendacje w terminie 5 dni kalendarzowych od daty spotkania.

III. Zapewnienie i opłacenie poczęstunku (bufet kawowy + lunch) dla wszystkich uczestników na każdym ze spotkań, w tym:
1. Bufet kawowy: kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna, woda mineralna (gazowana i niegazowana), soki, suche ciastka. Bufet kawowy w trakcie rejestracji uczestników spotkania oraz przerwy kawowej.
2. Lunch (obiad) w formie bufetu obejmujący dania ciepłe (mięsne i wegetariańskie), sałatki, zakąski zimne, desery (suche ciastka, owoce), soki, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, a także serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa).
3. W odniesieniu do zastawy stołowej używanej podczas świadczenia usług gastronomicznych, Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych oraz wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych.

Informacje dodatkowe:
1. Wszystkie elementy związane z organizacją spotkań informacyjnych (w tym: terminy, programy, treść informacji, treść zaproszeń i podziękowań, prelegenci, treść ankiet) będą podlegały akceptacji ze strony Zamawiającego.
2. Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia finansowany jest ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania 6.2.1 POIG Wsparcie dla sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów oraz stosowania we wszystkich materiałach dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego (POIG, EFRR, ARM S.A., COIE).

Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą uczestniczyć Wykonawcy, którzy:
1. w okresie ostatnich 3 lat zrealizowali przynajmniej 4 usługi odpowiadające merytorycznie przedmiotowi zamówienia, każda o wartości przynajmniej 30 000 zł (trzydzieści tysięcy złotych) oraz
2. posiadają potencjał osobowy zdolny do wykonania zamówienia, tj. przedstawią wykaz przynajmniej 2  prelegentów z minimum dwuletnim doświadczeniem z zakresu tematycznego, który omawiany będzie na spotkaniach.

Zamawiający informuje, że oferty Wykonawców nie spełniających przedmiotowych warunków zostaną odrzucone.

Kryteria oceny złożonych ofert oraz ich znaczenie procentowe:
Cena – 100 %
W kryterium „Cena” każda oferta uzyska zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów zgodnie ze wzorem:
C = Cmin/Cb x 100
gdzie:
C - liczba punktów jakie otrzyma oferta za kryterium "Cena";
Cmin - najniższa cena spośród wszystkich nieodrzuconych ofert;
Cb – cena badanej oferty.

Tło zamówienia:
Usługa ekspercka jest realizowana w ramach projektu systemowego Ministra Gospodarki, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego: Poddziałanie 6.2.1 Wsparcie dla sieci Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013.

Cel Poddziałania 6.2.1:
Celem projektu jest wzrost poziomu umiędzynarodowienia polskich firm, poprzez ułatwienie przedsiębiorcom dostępu do kompleksowej, wysokiej jakości i nieodpłatnej usługi informacyjnej w zakresie niezbędnym do planowania, organizowania i realizacji eksportu i/lub inwestycji poza granicami Polski. Cel ten obejmuje także działanie na rzecz zwiększenia poziomu inwestycji zagranicznych w Polsce, poprzez ułatwienie potencjalnym inwestorom zagranicznym dostępu do informacji o warunkach podejmowania działalności gospodarczej w Polsce i instrumentach wsparcia rozwoju przedsiębiorczości, w tym zachętach inwestycyjnych.

Cel ten jest realizowany przez sieć jednostek zwanych Centrami Obsługi Inwestorów i Eksporterów (COIE), po jednym w każdym województwie. COIE funkcjonuje w strukturach Urzędów Marszałkowskich lub innych jednostkach, upoważnionych przez Urzędy Marszałkowskie do realizacji zadania. Jednostki te świadczą usługę informacyjną:
- pro-eksport – obejmującą bezpłatne usługi o charakterze informacyjnym w zakresie prowadzenia działalności eksportowej i inwestycyjnej poza granicę kraju, skierowaną do wszystkich przedsiębiorców, reprezentujących różne branże, mających siedzibę na terenie RP,
- pro-biz – obejmującą bezpłatne usługi o charakterze informacyjnym w obszarze przyciągania do Polski inwestorów zagranicznych, skierowaną do wszystkich inwestorów zagranicznych, zainteresowanych prowadzeniem działalności gospodarczej w Polsce.

Termin realizacji pełnej usługi to:
Od dnia 2 października do dnia 22 listopada 2012 r.

Sposób zapłaty
Rozliczenie każdego ze spotkań odbędzie się na podstawie następujących dokumentów: oryginału listy obecności minimum 15 przedstawicieli przedsiębiorstw, minimum 4 prezentacji multimedialnych przygotowanych przez prelegentów, oryginałów ankiet wypełnionych przez przedsiębiorców oraz podpisanego przez Zamawiającego protokołu odbioru.

Oferta na wykonanie usługi eksperckiej powinna zawierać następujące dokumenty:
1. Wypełniony załącznik nr 1 do zapytania ofertowego - ofertę cenową.
2. Wypełniony załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – wykaz zrealizowanych usług.
3. Wykaz przynajmniej 2 prelegentów wraz z dokumentami potwierdzającymi posiadane kwalifikacje.
4. Aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (o ile podmiot podlega obowiązkowi wpisu do rejestru).


Termin składania ofert:
Ofertę na wykonanie usługi prosimy przesłać do dnia 17 września 2012 r., do godziny 10:00 na adres
e-mail: proeksport@armsa.pl lub złożyć osobiście w Agencji Rozwoju Mazowsza S.A., ul. B. Brechta 3, 03-342 Warszawa, III piętro – Biuro Zarządu.

Załączniki do pobrania:
zalacznik_nr_1_26-12.doc
zalacznik_nr_2_26-12.doc

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Agencji Rozwoju Mazowsza S.A. z siedzibą w Warszawie, do zawarcia umowy. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Agencja Rozwoju Mazowsza S.A. zastrzega sobie możliwość nie odpowiadania na oferty jak i nie zawarcia umowy z którymkolwiek z oferentów. Niniejsze zapytanie nie stanowi podstawy do roszczeń dotyczących zawarcia umowy. Niniejsze zapytanie ofertowe nie dotyczy postępowania prowadzonego w trybie ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zakup finansowany jest ze środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Poddziałania 6.2.1 Wsparcie dla sieci Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013.

Informacje o dokumencie:

• Informację wprowawdził(a) do BIP: Administrator
• Data udostępnienia w BIP: 2012-09-07
• Informacja zaktualizowana przez: Administrator
• Data ostatniej aktualizacji: 2012-09-07 14:55:17
• Liczba odsłon: 1891
• wróć do wersji akturalnej
• Historia dokumentu:
  2012-09-07 14:55:17 2012-09-07 14:57:03